GTD met Todoist: hoe je Getting Things Done implementeert in de app

Herken je dit? Je hoofd zit vol ideeën, taken en herinneringen.

Je mailbox stroomt over en je notitieboekje barst uit zijn voegen. Je voelt je druk, maar aan het einde van de dag vraag je je af: "Heb ik nou eigenlijk wel iets nuttigs gedaan?" Het is een klassiek probleem. David Allen bedacht hier de oplossing voor: Getting Things Done, oftewel GTD.

Het is een simpel maar krachtig systeem om je hoofd leeg te maken. En guess what? Todoist is de perfecte tool om dit mee uit te voeren.

In dit artikel leer je hoe je GTD precies implementeert in Todoist.

Geen ingewikkelde theorie, maar een praktische handleiding. Zodat je niet langer je taken in je hoofd bewaart, maar ze in een betrouwbaar systeem stopt. Laten we beginnen.

Waarom GTD en Todoist een match made in heaven zijn

Getting Things Done draait om één ding: vertrouwen. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je niets belangrijks vergeet.

Als je hoofd constant bezig is met onthouden, is er geen ruimte meer voor creativiteit en focus. GTD zorgt ervoor dat je alle losse eindjes verzamelt en op een vaste plek bewaart. Todoist is hier ideaal voor.

Het is snel, overzichtelijk en staat op al je apparaten. Of je nu een iPhone, Android of laptop gebruikt, je takenlijst is altijd bijgewerkt.

Todoist voelt niet zwaar aan. Het is lichtgewicht en werkt intuïtief.

Je kunt taken in een paar seconden toevoegen, wat essentieel is voor een goed GTD-systeem. Als het te veel moeite kost om een taak op te schrijven, doe je het niet. Todoist neemt deze drempel weg.

Stap 1: De wereld ontmoeten (Inbox Zero)

Elke GTD-reis begint bij de inbox. In Todoist is dit je standaard project. Dit is de plek waar álles landt.

Een email die je moet beantwoorden, een idee voor een project, een boodschappenlijstje of een telefoontje dat je moet terugbellen.

De regel is simpel: vang alles op in je Todoist-inbox. Geen uitstel, geen directe actie.

Schrijf het meteen op. Je hoofd mag niets onthouden. Zodra je iets bedenkt of binnenkrijgt, creëer je een taak in je inbox.

De kracht van snel toevoegen

Dit geeft direct een geruststellend gevoel. Je weet dat het vastligt en je het niet meer hoeft te onthouden.

Gebruik de sneltoetsen of de mobiele widget van Todoist. Op je computer is de sneltoets 'q' je beste vriend. Druk erop, typ de taak en druk op enter. Klaar. Op je telefoon gebruik je de widget om een taak in te spreken of te typen zonder de app volledig te openen. Hoe minder weerstand, hoe beter je systeem werkt.

Stap 2: Verwerken wat er binnenkomt

Je inbox loopt vol. Nu moet je hem leegmaken.

1. Directe actie: Als het minder dan twee minuten duurt, doe het meteen. Een snel mailtje beantwoorden, een lamp vervangen of een rekening betalen. Doe het nu.
2. Uitstellen: Als het langer duurt dan twee minuten, maar wel een concrete actie is, plan het in. Dit wordt een taak die je later oppakt.
3. Afschrijven: Sommige dingen zijn geen acties maar ideeën of referentiemateriaal. In Todoist kun je deze taken verplaatsen naar een speciaal project voor latere inspiratie.

Dit is het verwerkingsproces. Ga door je takenlijst en beslis per taak wat het is. Je hebt drie opties:

Todoist helpt je hierbij door labels en filters te gebruiken, maar daarover straks meer. Eerst zorgen we dat je inbox leeg is.

Stap 3: Je projecten definiëren

In GTD zijn projecten groepen van taken die leiden tot een specifiek resultaat. Een project is pas klaar als het resultaat behaald is.

"Schilder de woonkamer" is een project. "Bel de verzekering" is een taak.

In Todoist maak je voor elk groot doel een apart project aan. Gebruik de structuur die bij jou past. Sommige mensen houden van een project per levensgebied (Werk, Privé, Studie), anderen per specifiek project (Website redesign, vakantie naar Italië).

De juiste projectstructuur kiezen

Een goede tip: maak een project aan voor "Persoonlijke Ontwikkeling". Hierin stop je taken die je helpen groeien, zoals boeken lezen of een cursus volgen.

• Werk: Onderverdeeld in lopende projecten.
• Privé: Huishouden, familie, hobby's.
• Later/Misschien: Ideeën die nu niet urgent zijn.

Zolang deze taken in je hoofd zitten, voelen ze zwaar. In een project voelen ze als concrete stappen. Hou het simpel. Te veel projecten zorgen voor overzichtsverlies. Een handige indeling is: Todoist biedt ook de optie om subprojecten te maken, maar begin klein. Houd het overzichtelijk.

Stap 4: Contexten met labels (Context-based working)

David Allen benadrukt dat je taken moet doen op basis van context. Wat heb je nodig om de taak uit te voeren? Een computer? Een telefoon?

Ben je thuis of onderweg? In Todoist werkt dit perfect met labels (of tags). Je labelt taken met de context waarin je ze kunt doen.

Dit maakt je lijsten super effectief. Je bekijkt namelijk alleen de taken die relevant zijn op dit moment.

• @computer: Taken die je alleen kunt doen met een laptop of pc.
• @telefoon: Bellen, appen of e-mails beantwoorden.
• @buiten: Dingen die je moet doen als je de deur uit bent.
• @wachten_op: Taken die stilliggen tot iemand anders iets doet.
• @energie: Een label voor taken die veel of weinig energie kosten.

Gebruik deze labels: Stel je voor: je staat in de rij bij de supermarkt. Je opent Todoist en filtert op label "@telefoon". Je ziet direct alle taken die je nu kunt doen, zoals dat ene belletje plegen. Dit bespaart enorm veel tijd.

Stap 5: De wekelijkse review

Dit is het geheime wapen van GTD. Een systeem is alleen betrouwbaar als je het regelmatig checkt. Plan een vast moment in, bijvoorbeeld elke zondagavond.

Tijdens de wekelijkse review ga je door al je projecten heen. In Todoist werkt dit als volgt:

1. Open elk project.
2. Check of er nieuwe taken bij moeten of dat er taken afgerond kunnen worden.
3. Zorg dat je "volgende actie" voor elk project helder is. Elk project moet minimaal één concrete actie hebben.
4. Check je "Wachten op" lijst. Is er iets binnen gekomen?
5. Leeg je inbox volledig.

Todoist heeft een handige functie voor de wekelijkse review: je kunt een speciaal filter maken of een herhalende taak aanmaken die je eraan herinnert. Zonder deze wekelijkse review vervalt je systeem snel in chaos. De review zorgt ervoor dat je vertrouwen houdt in je lijst.

Todoist functies die GTD makkelijker maken

Todoist heeft een paar features die perfect aansluiten bij GTD. Wil je liever een werkbare GTD-setup in Notion?

Herhalende taken

Hieronder de belangrijkste features van Todoist: Sommige taken komen terug. "Afval buiten zetten" of "Maandagochtend meeting". In Todoist zet je deze eenvoudig op "elke week" of "elke eerste van de maand".

Prioriteiten

Je hoeft ze maar één keer in te voeren en ze blijven automatisch terugkomen. GTD maakt onderscheid tussen urgentie en belangrijkheid.

Filteren op "Volgende actie"

Todoist gebruikt nummers 1 tot en met 4 (P1 tot P4). Gebruik P1 voor dingen die écht nu moeten, P4 voor dingen die ooit leuk zijn om te doen.

Dit helpt je focussen op wat er nu echt toe doet. Een valkuil van de methode uit het GTD-boek is dat je takenlijst te vol raakt. Gebruik filters om alleen de taken te zien die vandaag of deze week relevant zijn. In Todoist kun je filters maken op basis van datum, label en project.

Integratie met kalender

Een filter als "Vandaag & @computer" geeft je direct een actielijst zonder afleiding. Todoist synchroniseert met Google Calendar en Outlook.

Dit is handig voor taken die een specifieke tijd vereisen. Je ziet je afspraken en je tijdgebonden taken op één plek. Dit voorkomt dat je overdag moet schakelen tussen apps.

Praktijkvoorbeeld: Een werkdag met GTD in Todoist

Laten we een dag bekijken. Je start je computer op. Je opent Todoist. Je inbox is leeg (goed gedaan!).

Je checkt je "Vandaag" lijst. Je ziet drie taken staan.

Eén taak vraagt om creativiteit, de ander om concentratie en de derde is een belletje. Je besluit te beginnen met de taak die de meeste focus vraagt terwijl je hoofd nog fris is.

Je zet een timer en gaat aan de slag. Om 10:00 uur heb je een blok tijd voor e-mails. Je filtert je lijst op "@computer" en "@email" en werkt je correspondentie bij.

Tussen de middag, als je in de trein zit, check je je lijst op "@telefoon" en beantwoord je een paar appjes.

Door je taken te filteren op context, ben je altijd productief, ongeacht waar je bent of hoeveel tijd je hebt.

Conclusie: Begin vandaag nog

Getting Things Done implementeren in Todoist is geen rocket science. Het vereist wel discipline in het begin, maar het levert je uiteindelijk enorm veel rust op.

Je hoofd wordt leger, je productiviteit stijgt en je voelt je meer in controle. Je hoeft niet alles perfect te doen. Begin met het legen van je inbox.

Maak een paar basisprojecten aan. Voeg taken toe zonder na te denken.

De rest volgt vanzelf. Todoist is je digitale tweede brein. Zorg dat je erop kunt vertrouwen. Wacht niet tot morgen.

Open Todoist, maak een project aan genaamd "Inbox" en zet er één taak in. Je bent al begonnen.